Суть методологии — снижение когнитивной нагрузки
Жизнь — это хаос. Сделать надо столько всего, но всё успеть никогда не получается. Это нормально, наш мозг к такому не готовили. Мозг хорошо делает только что-то одно: либо запоминает, либо думает.
Привожу дела в порядок™, то есть читаю книгу Getting Things Done Девида Аллена .
Девид Аллен придумал систему упорядочивания дел. Можно подумать, что она про аккуратно подписанные папочки, но мне кажется, что она про снижение когнитивной нагрузки. Задача хорошей системы — разгрузить мозг. Чтобы он мог думать, а не помнить про написать отчёт, перезвонить Толе и купить молока.
Очень Занятые Люди обращались к Аллену, чтобы он помог привести их дела в порядок. Очень занятые — это когда чтобы только записать все активные проекты уходит два полных рабочих дня. Из этой практики Аллен приводит примеры зачем делать именно так и что будет если так не делать.
Система должна быть быстрой: если положить что-то в систему занимает больше нескольких секунд, то это слишком долго. Задачи будут скапливаться где-то под рукой в стопочке «положить в систему».
Система должны быть интуитивно понятной. Внутренняя навигация по системе должны быть интуитивной: положить новый элемент должно хотеться туда, где будешь его потом искать. Иначе либо лишнее время на входе, либо ничего не найдешь, когда понадобится.
Система должна быть единственной: чтобы принять решение чем сейчас заниматься, нужно понимать все доступные варианты. То есть все дела должны быть заведены в систему, обработаны и назначены приоритеты.
Система должна быть актуальной: система не будет работать, если в ней список дел недельной давности, а дел на следующую неделю — ничего.
Система должна быть всегда доступной: кладезь свободного времени, которого так не хватает — в коротких промежутках между другими делами. Пока ждёшь сына с тренировки, пока едешь в транспорте, когда освободился со встречи по-раньше. В такие моменты можно сделать нужный звонок или посмотреть список «почитать позже». Но для этого нужно, чтобы такой список был готов и был доступен.
Система должна быть эффективной: информация там должна быть актуальной в каждый момент времени и там должна быть вся доступная информация, т.е. нет других мест, где может быть нужная информация.
Чтобы система работала, она не должна вызывать лишнего умственного напряжения. Каждый элемент информации должно хотеться положить в такое место, где потом будешь его интуитивно искать.
Чтобы система хранила всю информацию, её можно воспользоваться быстро. Если положить элемент в нужное место в системе занимает больше пары секунд, эти элементы будут скапливаться в папке «положить в систему». Так система потеряет эффективность и перестанет работать.
Систему нужно регулярно анализировать и проверять. Система не должна засоряться иначе каждый раз добавляется умственное напряжение и системой не хочется пользоваться.
Всё это сделать трудно и занимает много времени: для того чтобы просто собрать все открытые проекты у некоторых клиентов Аллена уходит пару дней работы. Но это инвестиции в будущее. Эти дни, потраченные сейчас, сэкономят месяцы и годы потом.
или терять актуальность иначе